7 tips voor een vlotte zoommeeting

Sinds de corona-pandemie werken we meer vanuit thuis en hebben vaker zoommeetings of videogesprekken. Voor sommige lekker relaxend vergaderen vanuit de living met pyjamabroek + deftig hemd outfit. Toch zijn videogesprekken vermoeiender dan je zou denken.

Ons lichaam voelt zich namelijk niet echt verbonden omdat het continu op zoek is naar gezichtsuitdrukkingen, lichaamshoudingen en toonhoogte van de stem. Dat is via een videogesprek anders dan face-to-face. Neem bijvoorbeeld stiltes: compleet normaal tijdens een reguliere vergadering, maar in een videogesprek zeer irritant want je maakt je al snel bezorgd dat de technologie vasthangt. Het maakt mensen ongemakkelijk en daardoor moeten ze meer moeite doen om hun aandacht erbij te houden.

1 Gebruik je telefoon in plaats van je computer. Op deze manier ben je mobieler, je kan naar een andere kamer lopen om documenten te halen en je bent vlugger geneigd om je ogen even een moment rust te gunnen omdat dit meer lijkt op een telefoongesprek.

2 Laat de meeting niet langer dan een uur duren. Liefst zelfs korter. Heb je toch meer te bespreken? Las dan een korte pauze in om weer tot rust te komen.

3 Geef je brein de kans om tot rust te komen tussen twee meetings of tijdens een pauze. Ga echt even weg van dat scherm. Wandel een blokje, ga een glas water drinken of een tussendoortje eten. Dat is beter dan achter het scherm te blijven zitten en grappige kattenfilmpjes te kijken.

4 Check-in bij elkaar. Gewoon even de tijd nemen om terug dat sociale contact te leggen met je colega’s, ook al is dat dan via video. Je geeft je collega’s daardoor een goed gevoel en het leunt meer aan bij een echte vergadering.

5 Als je Zoom gebruikt, kies dan ‘Speaker View’ in plaats van de gallerijweergave. Ze geef je al je aandacht aan de persoon die op dat moment aan het spreken is en wordt je niet afgeleid door de kat van je collega die toevallig voorbij het scherm wandelt.

6 Stop met multitasken. Hoe graag we ook zouden willen, multitasken werkt niét! Ook niet voor vrouwen. Je werkt veel efficienter als je je focust op 1 ding.

7 Creëer de juiste sfeer. Het zogezegde grote voordeel van dat thuiswerken is dat je dat in pyjama kun doen. Voor sommige mensen fijn, maar het brengt je brein niet in de juiste sfeer. Kleed je fatsoenlijk, zorg voor voldoende verlichting, maak densoods een werk-playlist. Als je meeting of je thuiswerk erop zit en je terug in iets comfortabels kan gaan zitten zal je brein ook beter kunnen registreren dat je werk erop zit. Dan pas kan je brein ook gaan ontspannen. Hetzelfde geldt trouwens ook andersom: blijf je in pyjama de hele dag zitten, zal je brein ook niet in werkmodus springen en zal je dus minder effeciënt werken.

Geef een reactie